Politique de confidentialité

1. Introduction et engagement

HM-DJANTA SÉCURITÉ inc. (ci-après « HM-DJANTA », « nous » ou « l'entreprise ») accorde une importance fondamentale à la protection des renseignements personnels. À titre d'entreprise spécialisée en cybersécurité, nous appliquons à nos propres pratiques les standards de rigueur que nous recommandons à nos clients.

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modernisée par la Loi 25, ainsi qu'aux autres lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Elle s'applique aux renseignements personnels recueillis par l'entremise de notre site web hmdjanta.ca, de notre formulaire de contact, ainsi que dans le cadre de nos relations d'affaires et contractuelles.

2. Qu'est-ce qu'un renseignement personnel ?

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Il peut s'agir notamment de votre nom, de votre adresse de courriel, de votre numéro de téléphone ou de tout autre renseignement vous concernant que vous nous transmettez.

Les renseignements rendus anonymes de façon irréversible, ou qui ne concernent pas une personne physique identifiable, ne sont pas visés par la présente politique.

3. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, HM-DJANTA a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne veille au respect de la présente politique et au traitement des demandes d'accès, de rectification et des plaintes.

Vous pouvez communiquer avec le responsable aux coordonnées suivantes :

Nom : Madina HILIM-PELEKE
Courriel : [email protected]
Adresse postale : 304-4298 rue des Roses, Québec, QC, G1G 1P2

4. Renseignements personnels que nous recueillons

4.1 Renseignements fournis par le formulaire de contact

Lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires pour traiter votre demande :

• Votre nom;
• Votre adresse de courriel;
• Tout renseignement que vous choisissez d'inclure dans le contenu de votre message;
• Facultatif : numéro de téléphone, nom de l'organisation.

Nous vous invitons à ne pas inclure de renseignements sensibles ou confidentiels dans le champ de message libre.

4.2 Renseignements recueillis automatiquement

Lors de votre visite sur notre site web, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement, tels que l'adresse IP, le type de navigateur, les pages consultées et la date de consultation.

5. Finalités de la collecte

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels uniquement pour les finalités suivantes :

• Répondre à vos demandes d'information transmises par le formulaire de contact;
• Communiquer avec vous dans le cadre d'une relation d'affaires ou contractuelle;
• Préparer et transmettre des offres de service à votre demande;
• Assurer le suivi de nos mandats et la gestion de notre relation client;
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous ne recueillons pas de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire à ces finalités. Vos renseignements ne sont pas utilisés à d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.

6. Consentement

En soumettant le formulaire de contact, vous consentez à ce que HM-DJANTA recueille et utilise les renseignements personnels que vous fournissez aux fins décrites à la section 5. Ce consentement est donné de manière libre et éclairée, pour des finalités précises.

Lorsque nous souhaitons utiliser vos renseignements à une fin non prévue à l'origine, par exemple à des fins de prospection commerciale, nous obtenons préalablement votre consentement distinct, au moyen d'un autre mécanisme clair.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels (section 3). Le retrait du consentement peut toutefois limiter notre capacité à répondre à votre demande.

7. Communication des renseignements à des tiers

HM-DJANTA ne vend pas et ne loue pas vos renseignements personnels. Vos renseignements peuvent être communiqués uniquement dans les cas suivants :

• Fournisseurs de services : à des prestataires qui agissent pour notre compte (notamment l'hébergement du site web et du service de courriel), liés par des engagements de confidentialité et de protection;
• Obligations légales : lorsque la loi l'exige ou en réponse à une demande légitime d'une autorité compétente;
• Avec votre consentement : dans tout autre cas où vous y avez consenti.

Notre fournisseur d'hébergement et de messagerie est OVHcloud. Lorsqu'un renseignement personnel est susceptible d'être communiqué ou conservé à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige la Loi 25, afin de nous assurer qu'il bénéficie d'une protection adéquate.

8. Conservation et destruction des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pendant la durée requise par la loi.

À titre indicatif, les renseignements transmis par le formulaire de contact sont conservés 12 mois à compter du dernier échange, à moins qu'une relation contractuelle ne soit établie, auquel cas ils sont conservés pour la durée du mandat et la période de conservation légale applicable par la suite.

Au terme de la période de conservation, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de manière sécuritaire.

9. Mesures de sécurité

HM-DJANTA met en œuvre des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. Ces mesures comprennent notamment :

• Le chiffrement des données et des communications;
• Le contrôle des accès et l'authentification multifacteur;
• La limitation des accès aux seules personnes dont les fonctions le justifient;
• La journalisation et la surveillance des accès;
• La sensibilisation du personnel à la protection des renseignements personnels.

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement infaillible. Nous nous engageons à maintenir des pratiques de sécurité à jour et proportionnées à la sensibilité des renseignements.

10. Incident de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, HM-DJANTA prend les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences et éviter qu'un nouvel incident de même nature ne se produise. Conformément à la Loi 25, nous avisons la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, et tenons un registre des incidents de confidentialité.

11. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : obtenir la communication des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• Droit de retrait du consentement : retirer en tout temps le consentement que vous avez donné;
• Droit à la portabilité : obtenir, dans certains cas, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• Droit de désindexation et de cessation de diffusion : dans les cas prévus par la loi;
• Droit de plainte : déposer une plainte concernant le traitement de vos renseignements.

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels (section 3). Nous répondrons à votre demande dans les délais prévus par la loi, soit généralement dans les trente (30) jours suivant sa réception. Une preuve d'identité pourra être exigée.

12. Témoins de connexion (cookies)

Notre site web pourrait utiliser des témoins de connexion (cookies) afin d'assurer son bon fonctionnement et, le cas échéant, d'en mesurer la fréquentation. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins ou être avisé de leur dépôt. Le refus de certains témoins peut limiter certaines fonctionnalités du site.

13. Modifications de la politique

HM-DJANTA peut modifier la présente politique de confidentialité en tout temps afin de refléter l'évolution de ses pratiques ou des exigences légales. La version à jour est publiée sur notre site web, avec sa date de dernière mise à jour. Nous vous invitons à la consulter périodiquement.